Czy zastanawialiście się kiedyś, ile pracy stoi za sprawnym funkcjonowaniem waszej wspólnoty mieszkaniowej? Wielu mieszkańców widzi jedynie efekty, jak np. czyste klatki schodowe, bieżące naprawy czy zadbany teren wokół budynku. Tymczasem zarządca nieruchomości to nie tylko osoba, która „dba, żeby było czysto”. To wielozadaniowy profesjonalista, którego kompetencje sięgają daleko poza widoczne na co dzień aspekty. Przyjrzyjmy się, jakie umiejętności i wiedzę musi posiadać współczesny zarządca nieruchomości oraz dlaczego jego praca jest tak kluczowa.
Szeroka wiedza – od prawa po technologię
Zarządzanie nieruchomością to praca, która wymaga gruntownej znajomości przepisów prawnych. Każda wspólnota mieszkaniowa podlega określonym regulacjom, a zarządca musi być na bieżąco z ich zmianami. Prawo budowlane, prawo energetyczne, przepisy przeciwpożarowe, warunki techniczne, prawo cywilne, administracyjne – aspekty ochrony danych osobowych – to tylko niektóre z dziedzin, w których zarządca musi się bardzo dobrze poruszać
Zarządca nieruchomości to również swoisty „strażnik finansów” wspólnoty. Każdy budżet wymaga zarówno precyzyjnego zaplanowania, monitorowania planu vs. realizacja po każdym zakończonym miesiącu-kwartale i estymacja poziomu realizacji vs upływ czasu i racjonalnego gospodarowania. W okresie zmieniających się cen i wysokiej inflacji zarządzanie finansami staje się jeszcze bardziej wymagającym zadaniem nad utrzymaniem prawidłowej płynności finansowej wspólnoty mieszkaniowej.
Zarządca dba, aby środki były efektywnie alokowane, monitoruje zaległości i prowadzi działania windykacyjne w stosunku do właścicieli zalegających z opłatami – często pełni rolę mediatora i negocjatora w trudnych sytuacjach. Każde zaniedbanie lub zaniechanie działania przez zarządcę, które może narazić wspólnotę na straty finansowe może być argumentem do zmiany firmy zarządzającej, a w najgorszym scenariuszu może być pociągnięty do odpowiedzialności przez wspólnotę mieszkaniową.
Obecnie żeby skutecznie zarządzać nieruchomościami i zwiększać efektywność niezbędne są nowe technologie i innowacje. Mówimy tutaj zarówno o systemach CRM wspierających komunikację, aplikacjach mobilnych dla mieszkańców-firm serwisowych jak systemy do monitorowania zużycia mediów, systemach dozoru wizyjnego, BMS, systemów do obsługi fotowoltaiki. Jest tego sporo i wymaga to ciągłego doskonalenia jak również poszukiwania nowych technologii, które jeszcze bardziej będą wspierać pracę zarządcy, a z drugiej strony zwiększać satysfakcję klientów. Nowoczesny zarządca to po prostu must have na rynku zarządzania nieruchomościami.
Aspekty techniczne i dbałość o bezpieczeństwo
Stan techniczny budynku jest kluczowy dla komfortu i bezpieczeństwa mieszkańców. Zarządca musi znać się na przepisach budowlanych i kontrolować stan techniczny wszystkich instalacji i infrastruktury technicznej.
W zależności od rodzaju i wielkości nieruchomości okresowe kontrole budynków wykonuje się raz na pół roku, raz na rok, raz na pięć lat lub doraźnie. Dotyczą one instalacji elektrycznych, gazowych, przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych), instalacji przeciwpożarowej, przeglądy wind, przeglądy budowlane. W ramach przepisów dotyczących warunków technicznych należy wykonać kontrole, które powinny obejmować:
- urządzenia mocowane do ścian i dachu budynku,
- pokrycia dachowe
- elementy instalacji kanalizacyjnej
- warstwy przegród zewnętrznych
- elementy odwodnienia i obróbki blacharskie
- instalacje centralnego ogrzewania i ciepłej wody
- balustrady, balkony, loggie
- elementy ścian zewnętrznych
- przejścia przyłączy instalacyjnych w ścianach budynku.
Z każdej takiej kontroli technicznej jest sporządzany protokół i w razie stwierdzenia nieprawidłowości należy je usunąć w określonym czasie. Każdą czynność kontrolną wykonuje osoba z odpowiednimi uprawnieniami, natomiast rolą zarządcy jest prowadzenie ewidencji w książce obiektu budowlanego – obecnie w c-KOB elektronicznej książce obiektu budowlanego czy też w CEEB Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków. To tylko część zadań kontrolnych, bo w praktyce tych zadań jest zdecydowanie więcej – na każdej nieruchomości występuje często sporo różnych urządzeń technicznych jak przepompownie, hydrofornie, separatory, stacje uzdatniania wody, systemy detekcji gazu/dymu, zbiorniki retencyjne, systemy nawadniania, stacje ładowania i wiele innych. Wszystkie te urządzenia i systemy wymagają regularnych przeglądów i konserwacji, tak aby mieszkańcom żyło się bezpiecznie i komfortowo. Wszelkie zaniedbania mogą się wiązać z poważnymi konsekwencjami, także karnymi.., co oznacza dużą odpowiedzialność zarządców i administratorów.
Czy zarządca jest jak menadżer w firmie?
Zarządzamy zarówno małymi wspólnotami mieszkaniowymi jak i obiektami które mają po 400-500 lokali w jednej wspólnocie. Żeby lepiej zobrazować Państwu skalę posłużymy się liczbami.
Duża wspólnota mieszkaniowa np. 400 lokali zarządza rocznym budżetem na poziomie 5 mln zł rocznie – średnio każdy właściciel ponosi koszty utrzymania mieszkania na poziomie 1000 zł, co daje nam 400 000 zł miesięcznego budżetu do zarządzania przez zarządcę. Rozliczanie zużycia mediów, zapytania ofertowe, monitorowanie płatności czynszu, zarządzanie nadwyżkami finansowymi czy też poszukiwanie źródła finansowania to tylko wąski zakres, które realizuje w każdym miesiącu zarządca.
Na takiej nieruchomości oprócz zarządcy jest jeszcze kilka firm, które świadczą usługi dla wspólnoty: utrzymanie czystości, konserwacja i obsługi techniczna, pielęgnacja zieleni, ochrona fizyczna, monitoring wizyjny. Czyli na obiekcie pracuje na stałe 10-15 osób z którymi zarządca musi współpracować, planować harmonogram, delegować zadania, monitorować czas i jakość realizowanych czynności czy też zarządzać konfliktami pomiędzy firmami świadczącymi takie usługi.
Do tego dochodzi jeszcze kwestia zarządzania majątkiem właścicieli o znaczącej wartości. W tym przypadku mówimy o majątku wartym kilkaset milionów złotych.
Jak widać na powyższym przykładzie zarządca pełni rolę menadżera jak w klasycznej nie najmniejszej firmie – zarządza wspólnotą z kilku milionowym budżetem, kilkunasto-osobowym zespołem współpracowników na nieruchomości i odpowiada za majątek o dużej wartości.
Rozwiązywanie konfliktów i zarządzanie relacjami
Wspólnota mieszkaniowa to miejsce, gdzie spotykają się różne potrzeby i oczekiwania mieszkańców. Im większa społeczność w danej wspólnocie, tym większa szansa, że zarządzanie wspólnotą będzie bardziej wymagającym wyzwaniem.
Zarządca często bywa osobą, która musi łagodzić konflikty, szuka kompromisów.
Z naszej praktyki wynika, iż nie istnieją wspólnoty, gdzie firma zarządzająca jest w stanie zaspokoić 100% oczekiwań właścicieli – jest to po prostu w praktyce niemożliwe – jeśli inne firmy zarządzające deklarują osiągnięcie takiego stanu to tylko zabieg marketingowy mający niewiele wspólnego z prawdą.
Poza doświadczeniem i twardymi kompetencjami potrzebne są umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, a także cierpliwość i empatia. Struktura właścicieli jest bardzo zróżnicowana od singli, po rodziny wielodzietne
i starsze osoby – znalezienie kompromisu jest wymagającym wyzwaniem, ale nie niemożliwym. Do tego dochodzi jeszcze kwestia wielu lokali przeznaczanych na wynajem i co raz więcej cudzoziemców, a więc musimy uwzględnić jeszcze trochę inne podejście do osób, które nie traktują nieruchomości jako swoją własność.
Zarządzanie relacjami to nie tylko rozwiązywanie sporów, ale również budowanie zaufania poprzez transparentność działań i otwartość na potrzeby mieszkańców.
Zarządzanie kryzysowe i proaktywność
Każda nieruchomość, niezależnie od jej stanu technicznego w trakcie swojego cyklu życia może napotkać na nieprzewidziane sytuacje, takie jak poważne awarie wodno-kanalizacyjne czy nagłe problemy z niedziałającym ogrzewaniem.
W takich przypadkach zarządca staje się „menedżerem kryzysu”, który koordynuje działania naprawcze, informuje mieszkańców i minimalizuje niedogodności. Właściciele wymagają szybkiej reakcji i skutecznego działania, a czasami jest to utrudnione z uwagi ograniczoną dostępność części zamiennych, zbyt małą liczbę dostępnych fachowców w określonym czasie.
Proaktywność to jednak nie tylko reagowanie na kryzysy, ale przede wszystkim umiejętność przewidywania problemów, planowanie remontów , poszukiwanie rozwiązań optymalizujących kosztów czy wdrażanie nowych technologii, które mają zwiększać satysfakcję i zadowolenie mieszkańców – klientów, tym cechuje się profesjonalny zarządca.
Praca w cieniu, ale o dużym znaczeniu
Codzienna praca zarządcy nieruchomości często pozostaje niewidoczna. Sukcesy i rozwiązane problemy bywają często niedoceniane, a mieszkańcy często dostrzegają pracę i zaangażowanie zarządcy dopiero w sytuacji kryzysowej. Tymczasem to właśnie dzięki jego dużej wiedzy, zaangażowaniu i umiejętnościom wspólnoty mieszkaniowe funkcjonują sprawnie, budynki są zadbane, a finanse – pod kontrolą.
Podsumowanie
Zarządzanie nieruchomościami to odpowiedzialne i wieloaspektowe zadanie, wymagające bardzo szerokiego wachlarza kompetencji z ogromną odpowiedzialnością. Warto zatem pamiętać, że zarządca nieruchomości to nie tylko „osoba od bieżących napraw”, ale wykwalifikowany ekspert dbający o bezpieczeństwo, komfort i przyszłość naszych wspólnot. Docenienie tej pracy to wyraz szacunku dla roli, jaką odgrywa w życiu każdej społeczności mieszkaniowej.
#nowoczesnyzarządca #zarządzanienieruchomościami #wspólnotymieszkaniowe #profesjonalnezarządzaniewspólnotami
#profesjonalnezarządzanienieruchomościami
